Concevoir les archives : et si, l’on concevait les archives des établissements ?

d’enseignement publics et privés au Cameroun ?
Les archives des établissements enseignement publics et privés au Cameroun, une question qui semble simple, mais riches en sens. Nous allons essayer dans le présent analyse décrypter le devenir de ces documents. Un décryptage qui visera à faire ressort les réels problèmes que font face cette catégorie de document. Bien sûr, il faut se pose cette question.

Les archives des établissements d’enseignement à l’image des entreprises classiques participent activement à l’écriture de la mémoire nationale.
Il existe bien évidemment un processus de production, de mise en circulation et de traitement des documents d’activités dans ces établissements. Ce processus s’achève au pied de la conservation à long ou court terme. Quels sont les critères de conservation, quels sont les titulaires chargés de garantir cette conservation ? Quel Rôle doit jouer les chefs d’établissements ? Avec la décentralisation qui s’amène quelle est la nouvelle configuration qui s’impose ?

Beaucoup de questions qui viennent peaufiner l’inquiétude qui se pose. Nous pouvons distinguer plusieurs types de documents au sein d’un établissement scolaire allant des simples bulletins de notes, aux dossiers des élèves en passant par les rapports (journaliers, mensuels, annuels), les décisions des conseils, etc. ces documents viennent relater avec certitude les faits et rendre compte des activités.
Chaque année scolaire, les dossiers des élèves, des collégiens, des étudiants, quel que soit le nom qui siée mieux doivent faire l’objet d’un changement de statut. Conservation, car l’élève a changé d’établissement. Mise à jour, car il y’a eu réussite ou échec de l’élève. Quelle que soit l’action à mener, il s’avère au moins qu’une copie originale doit être conservée à l’établissement pour une période plus ou moins longue.

En mettant la question de conservation sur la table, il apparaît alors évident de rattacher à elle celle du cadre juridique qui encadre la démarche. Oui, la loi. Quel est le délai de conservation de tel ou tel document ? Qui en est le garant ? Les questions juridiques viennent définir le périmètre des actions et des acteurs chargés de mener de manière directe ou indirecte les actions sur les archives. Sans un cadre juridique adéquat, les voies qui mènent vers la perte de la mémoire s’épaississent.

Par adéquation, il s’agit de définir les actions, les délais, les acteurs et les procédures à suivre pour assurer la conservation, la communication et surtout l’élimination de ses documents. Toute action sur ces documents (archives des établissements) sans se baser sur des exigences légales peut entrainer la perte de la mémoire de toute une génération. C’est vrai, les scandales grand public soulevant la problématique des archives des établissements d’enseignement ne font pas la une. Mais, il sera mal vu de traiter avec indifférence cette partie de la mémoire, parce qu’elle ne semble peut-être pas très engageante aux yeux de certains. Il va falloir rendre compte aux générations futures, rendre compte par des traces bien conservées. En se basant sur l’approche selon laquelle l’archivage n’est pas là pour juste attendre qu’un document formaliser soit produit pour être prise en charge. L’archivage s’attarde aussi bien sur la trace.

La trace. Une fois plongée dans son contexte garde un sens et peut devenir un élément élémentaire ou l’aboutissement d’une activité. Sans espace juridique bien éclairci, il ne faut point trouver un prétexte pour tourner le dos à la mémoire. Avec l’arrivée de l’informatisation des processus et des procédures (Calcul des notes, bulletins de notes générés automatiquement avec sanctions disciplinaires, etc.). Les bits s’invitent dans la danse. Archiver les données informatiques vient s’ajouter dans le challenge, qui au départ n’est pas maîtrisé d’avance. La question d’interopérabilité se pose. Elle tient fermement avec elle, celle de format et de support d’archivage. Chaque application obéit au schéma SI (Système d’information) de son concepteur.

Les mises à jour, l’obsolescence programmée sont des épreuves pour les données et les documents contenus dans les applications.
Sans interopérabilité entre les applications, il devient difficile de consulter les archives produites et conserver sur le temps. Les risques de perdre la mémoire deviennent encore plus grands. Les chefs d’établissements, pas archivistes de formation, son parfois ou pour la plupart du temps imperturbables en ce qui concerne leur position vis-à-vis des archives. Ce qui compte c’est d’être en possession d’une bonne application qui propose des manipulations très avancées en matière de gestion des ressources, des enseignants et des élèves.

Les archives des établissements d’enseignement publics et privés se meurent, elles ont besoin d’aide. Il n’est pas question de laisser le crime continuer, la mémoire s’évaporer, le temps va nous fournir un déjeuner de procrastination. Il faut agir, agir, mais comment ? Les comités de réflexion c’est la base, ils vont proposer et accompagner l’action administrative. Proposer des guides de bonnes pratiques, sensibiliser les chefs d’établissement sur le bien-fondé de la mémoire et de sa sauvegarde.

Oui, il faut commencer quelque part, attendre pour que d’autres le fassent à notre place n’est pas l’idéal. Le métier d’archiviste est un métier noble à l’image de celui de muséographe et de bibliothécaire, gardien de la mémoire, vecteur de la culture, entre ce qui est et ce qui a été. Il est plus qu’inévitable pour la pérennité de la civilisation, d’avoir des archivistes, pas de nom, mais de terrain. En cette période de conception des archives, il faut se pencher sur la question de savoir quelle mémoire, qu’allons-nous laisser aux prochaines générations? Est-ce des fonds confus et difficiles d’accès, ou partitionnés à cause la perte dans le temps? Il est temps de concevoir les archives d’aujourd’hui pour rendre compte clairement aux prochaines générations.
Bien plus que dans l’urgence, il est clair que le travail à mener pour faire changer les choses s’annonce grand.

Les difficultés seront au rendez-vous, rien n’empêche d’avancer et surtout, de rebondir en cas de chute. Les traces des années de formation, les années que cette génération et celle d’avant ont laissées dans les classeurs des bureaux des collèges, des lycées, des universités et des centres de formation doivent être sauvées.
En cette période phare, où l’on se doit de repenser les archives. Il est naturellement permis de penser à ces documents aussi. Ne pas faire une focalisation juste envers les entreprises de grandes autorités, qui déplorent en silence le manque de maitrise de stocks d’archives analogiques, auquel s’adossent les archives numériques plus imposantes et complexes à assimiler. Une complexité qui s’aggrave chaque jour que des soubresauts vers d’étincelantes avancées technologiques des moyens de communication s’effectuent.

En tout cas, il est l’heure de « Concevoir les archives », d’hier, d’aujourd’hui, et de demain.

OMGBWA YASSE, Emmanuel Fabrice

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